Compreendendo o ERP

ERP o que é?

Atualmente, as empresas vêm buscando cada vez mais formas tecnológicas para controlar e gerenciar os seus recursos e as suas operações.

O ERP, (Enterprise Resource Planning), em português, Planejamento dos Recursos da Empresa, é uma solução de apoio às organizações para a gestão de diversos processos, recursos e operações de uma empresa, facilitando o fluxo das informações de uma organização, de modo a deixa-las mais transparentes e acessíveis

Se você possui uma empresa, seja ela pequena ou grande, a utilização do sistema ERP pode facilitar muito a vida de todos que trabalham nela, inclusive na tomada de decisões.

Pensando em ajudar você que deseja conhecer mais sobre o Sistema ERP, resolvemos trazer aqui esse artigo com todas as informações cruciais sobre esse software.

Acompanhe até o final e entenda tudo sobre sua importância tal como suas funcionalidades!

Sistema ERP: Informações completas

O Sistema ERP (Enterprise Resource Planning) é um software de gestão empresarial que visa facilitar e organizar as informações, os recursos e as operações de uma empresa.

Por meio do uso do sistema ERP, é possível que as organizações atinjam suas metas através da coleta, da organização e do fluxo das informações entre os diferentes níveis organizacionais.

A história dos sistemas ERP’s advém lá no início dos anos 70, quando começa a acontecer a expansão econômica e os processos embrionários da tecnologia e dos computadores.

Foi nessa época que surgiram os MRP’s (Material Requirement Planning, ou em português, Planejamento das Requisições de Materiais), que futuramente dariam origem ao Sistema ERP.

O que é ERP?

Os MRP’s surgiram como conjuntos (pacotes) que comunicavam-se entre si, de forma que era possível às empresas fazerem o planejamento para utilização dos insumos, além de administrar todas as etapas do processo de produção.

A revolução das redes de computadores na década seguinte (80), possibilitou a revolução do MRP para o MRP II (agora ele era voltado para Planejamento dos Recursos de Manufatura).

Como o MRP II era bem mais avançados que os MRP’s, especialmente nos controles e gerenciamento, eles já poderiam ser considerados Sistemas ERP’s.

A partir da década de 90, quando já havia uma maior evolução na comunicação em rede entre computadores e na relação cliente-servidor, é que os Sistemas EPR’s ganharam a denominação pela qual são conhecidos até hoje.

Conheça alguns dos principais módulos de um sistema ERP?

Os módulos do sistema ERP são as partes que formam esse sistema, tratando-se de pequenos agrupamentos de funcionalidades.

A partir desse agrupamento, é possível criar sequências de atividades, de processamentos de dados e também da forma como são armazenados.

Esses módulos do sistema ERP podem sem:

  • Módulo financeiro: o módulo financeiro permite que você reúna todas as funcionalidades referentes às finanças em um só local. É possível pagar e receber contas em aberto, fazer uma análise do fluxo de caixa (entrada e saída), além de poder acompanhar de perto as rotinas financeiras diárias da empresa
  • Módulos de compras: com o módulo de compras é possível ter acesso a todo o fluxo de compras da empresa. Esse fluxo acompanha desde o momento das requisições internas de materiais, até a entrada das notas fiscais e a baixa no sistema dos pedidos de compras. Dessa forma, você não perde nenhum detalhe desse processo, nem corre o risco de ter prejuízos
  • Módulo de estoque: o módulo de estoque proporciona o controle total sobre o estoque da empresa e todas as movimentações que ocorrem nele. É possível a realização do inventário, do controle físico (produtos) do estoque e também do controle financeiro (capital parado, por exemplo)
  • Módulo de RH: através do módulo de Recursos Humanos, é possível um melhor controle da administração do RH da empresa. Você pode ter acesso a relatórios de gestão que permitem analisar os custos, controle de benefícios, de salários (e seu histórico), além de poder controlar ausências dos funcionários da equipe da empresa
  • Módulo fiscal: é nesse módulo que você tem a possibilidade da emissão de nota fiscal eletrônica dos produtos e serviços vendidos/realizados pela sua empresa. Também é possível outras funcionalidades fiscais, receber nota fiscal eletrônica e apuração de impostos
  • Módulo de planejamento e controle de produção: o módulo de planejamento e controle de produção auxilia o acompanhamento de todo o desempenho da empresa. Através desse módulo, você consegue reduzir os custos/despesas, diminui os erros e as perdas, além de reduzir prazos de entregas da produção.

Quais são as funcionalidades do ERP?

Para saber como funciona o sistema ERP, estão listadas abaixo as principais funcionalidades desse software.

  • Emissão de boletos de forma automática: ao utilizar esse sistema para emitir boletos automaticamente, você economiza tempo e produtividade com essa função. Essa funcionalidade permite maior controle, organização e segurança para sua empresa 
  • Geração de notas fiscais eletrônicas: a emissão de notas fiscais a cada nova compra é uma tendência no mundo dos negócios. Com essa funcionalidade do ERP, você pode arquivar essas notas fiscais para depois pesquisa-las, se necessário 

Por que o ERP é importante para as empresas?

A importância de um ERP seguro e completo, cresce de acordo com a necessidade da gestão integrada no Planejamento Estratégico das organizações.

Ter em mãos, as informações consolidadas das áreas de negócio, propicia à alta direção a antecipação das ações corretivas e a maximização das oportunidades do mercado.

As vantagens do uso do ERP, estão na integração dos processos em uma base centralizada o que suporta a tomada de decisões de forma corporativa, na melhoria contínua dos processos pois é na integração que avaliamos os impactos e os gargalos organizacionais, propiciando medidas corretivas.

No diagnósticos mais precisos relacionados ao desempenho de cada célula da organização, na segurança dos dados e das informações em função do armazenamento integrado e em nuvem, tornando as operações livres dos riscos de redes locais e permitindo uma escalabilidade tranquila e segura.

Na mobilidade que o ERP permite a você e aos seus colaboradores para que, mesmo à distância, mantenham a empresa funcional e dinâmica.

Vantagens e benefícios do sistema ERP

Agora que você conheceu mais sobre o sistema ERP, suas funcionalidades e seus principais módulos, é hora de ficar por dentro das principais vantagens e benefícios que ele proporciona.

Dessa forma, ficará mais claro porque você deve fazer a implantação do sistema ERP na sua empresa o quanto antes.

Abaixo, as principais vantagens do sistema ERP:

  • Redução de custos: como o sistema ERP integra os diferentes setores de uma empresa, é possível fazer o melhor acompanhamento do dinheiro em caixa disponível, das despesas e de quanto é preciso para que a organização continue a operar. Assim, é possível fazer uma análise aprofundada e reduzir os custos desnecessário dentro da empresa
  • Automatização dos seus processos diários: uma das principais vantagens do sistema ERP é a automatização das atividades, de modo que os processos sejam padronizados. Isso permite que a empresa atenda demandas com mais agilidade, e com a colaboração entre todos os setores
  • Visão holística do negócio e escalabilidade: o uso do sistema ERP permite uma visão holística (geral) do negócio por meio dos administradores, fazendo que seja possível a sua escalabilidade. A escalabilidade significa a possibilidade de um negócio aumentar seu faturamento sem aumentar as despesas (receitas são maiores que as despesas)
  • Tomada de decisão baseado em dados sólidos: com o uso do sistema ERP, é possível visualizar melhor as informações importantes da empresa, os indicadores de desempenho e um monitoramento em tempo real, proporcionando dados sólidos para que a tomada de decisão seja correta e ágil, evitando problemas futuros por indecisões e atrasos 
  • Aumento de produtividade: a implantação do sistema ERP aumenta em mais de 20% a produtividade de uma empresa por conta da automatização dos processos, que seriam muito mais morosos se fossem manuais e não integrados 
  • Segurança dos dados da empresa: o software do sistema ERP aumenta os níveis de segurança de todos os dados de uma empresa. Quanto mais sistemas diferentes e não confiáveis uma organização utilizar, maiores são os riscos de que informações importantes vazem. O sistema ERP conta com ferramentas que possuem sistemas otimizados de proteção 
  • Redução da margem de erros humanos: ao usar um sistema único em uma empresa, como o ERP, você permite que todo o gerenciamento dos processos e os registros de informações fiquem integrados, evitando erros humanos, principalmente porque tudo é automatizado com esse sistema.
  • Mais controle no pagamento e recebimento de contas: ao reunir as informações financeiras referentes a entrada e a saída de dinheiro no sistema ERP, você pode projetar seu fluxo de caixa por meio do gerenciamento das receitas e despesas, tendo total controle financeiro 
  • Maior controle de estoque: ter um estoque controlado e organizado permite que sua empresa funcione da maneira correta, comprando apenas o que for necessário e sabendo tudo o que está tendo ou não saída através do uso do sistema ERP 
  • Aumento da produtividade: uma empresa que conta com uma plataforma de gestão como o ERP, consegue fazer com que todos os processos sejam realizados com menos tempo, mais eficácia e com redução de erros, de forma que a organização seja produtiva e cresça 
  • Processos padronizados: como dito na funcionalidade anterior, a utilização de um só sistema de gestão para todos os setores torna os processos padronizados, de forma que sejam realizados com qualidade e seguindo o planejamento.

Como funciona a implantação do sistema ERP?

O processo de implantação do ERP é uma das principais fases (a inicial) do uso do sistema ERP em uma empresa.

A correta implantação é necessária para que o sistema seja utilizado corretamente pela empresa, pois do contrário ela pode ser bastante traumática e ter efeito contrário, prejudicando o funcionamento do negócio.

Para ajudar você a entender melhor como funciona essa fase, veja abaixo as principais etapas da implantação do ERP em uma empresa:

  • Análise de aderência: essa etapa consiste em identificar os principais processos da empresa e comparar com os processos já existente no ERP. Neste momento é gerado um documento com os ‘GAP’s’ entre os dois pontos (ERP – Processos existentes na empresa)
  • Planejamento para a implantação: trata-se da etapa de definição de cronograma, responsabilidades, atividades, prazos e critérios de avalição da implantação do ERP
  • Carga de dados: neste momento é definido, a “4 mãos”, quais registros serão convertidos e quais serão digitados. Vale lembrar que nesta fase é extremamente importante sanear as bases de dados já existentes, evitando assim migrar dados “sujos” para o novo sistema
  • Desenvolvimentos identificado na análise de aderência: início dos desenvolvimentos que ficaram definidos como imprescindíveis no documento de análise de aderência. Esta etapa deverá estar definida no cronograma (início, meio e fim) 
  • Parametrização Inicial do ERP: nesta fase, serão realizadas todas as parametrizações necessárias para que o ERP funcione conforme o segmento da empresa, por exemplo: parametrização das naturezas de operação utilizadas pelo a empresa e por consequência toda integração sistêmica 
  • Treinamento: é a fase em que se inicia a capacitação de todos os usuários que utilizarão o ERP, definido no cronograma de implantação 
  • Simulado: é a fase subsequente aos treinamentos, onde é possível revisar o que foi aprendido com informações reais do dia a dia, no usuário 
  • Paralelo: fase extremamente importante, nela é realizado uma bateria de ‘inputs’ onde é validado um determinado período de utilização do ambiente de testes com o dia a dia do usuário. Neste instante é possível identificar possíveis ajustes de parâmetros e processos 
  • Carga de dados final: neste momento é gerado todos os dados transacionais que deverão ser convertidos horas antes da entrada para a produção. Por exemplo: duplicadas a receber e a pagar que foram geradas na semana pré-implantação
  • Acompanhamento pós implantação: fase de no máximo 15 dias de acompanhamento da equipe de implantação nas instalações da empresa, com intuito de sanar possíveis duvidas que podem surgir no dia a dia da empresa

ERP para Pequena e Médias Empresas (PME)

Muitas pequenas e médias empresas brasileiras ainda contam com sistemas defasados de controle de informações, recursos e operações.

Em meio a um cenário cada vez mais competitivo e com muitos desafios econômicos, é importante que essas pequenas e médias empresas (PME) atualizem a tecnologia informacional da organização.

Uma dessas formas é a implantação de um bom ERP para PME, de modo que elas possam contar com sistemas completos que ajudem a torna-la competitiva e que consiga sobreviver às mudanças do mercado.

É possível encontrar no mercado sistemas de ERP para PME que contem com ferramentas voltadas especificamente para o segmento e o tamanho da sua organização.

Os benefícios proporcionados pela implantação do ERP são de longo prazo, com um bom retorno sobre o investimento nesse sistema.

Alguns desses benefícios do ERP para PME são:

  • Melhor gestão financeira e tributária
  • Aumento da competitividade no mercado
  • Redução de custos desnecessários
  • Maior segurança das informações e dados da organização
  • Melhorias no gerenciamento de processos

Como escolher a melhor solução em ERP para o meu negócio?

Você viu bastante coisa sobre o sistema ERP aqui neste artigo, então chegou a esperada hora de saber como escolher um ERP para o seu negócio.

Esse é um tema bastante complexo, pois sistema de gestão proporcionado pelo ERP irá ser diferente de acordo com as necessidades de cada empresa.

Uma empresa com 50 funcionários não irá usar, por exemplo, o mesmo sistema de ERP que uma empresa que possua 50 mil empregados.

Assim, na hora de pensar em como escolher um ERP, você deve levar em conta alguns fatores em consideração, como:

  • Definir quais as necessidades do seu negócio
  • Avaliar qual o nível de complexidade da sua empresa
  • Verificar todas as funcionalidades que cada sistema proporciona (e se são adequadas as necessidades da sua organização)
  • Estabelecer o quanto você pode investir em um sistema ERP
  • Estude bem como se dará a implantação do sistema ERP escolhido na sua empresa.

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